“จัดสัมมนาหนึ่งครั้ง ต้องใช้เงินเท่าไหร่ แล้วจะบริหารงบยังไงให้คุ้มค่าที่สุด ?” เป็นคำถามยอดฮิตที่คนทำอีเวนต์และองค์กรต่างๆ ต้องเจอ เพราะการ จัดสัมมนา ไม่ใช่แค่การเชิญวิทยากรมาพูดเท่านั้น แต่เบื้องหลังคือการบริหาร “ทรัพยากร” และ “งบประมาณ” ตั้งแต่ค่าสถานที่ ค่าอาหาร ค่าการตลาด ไปจนถึงค่าของที่ระลึก อยากจัดสรรงบประมาณให้คุ้มค่า บทความนี้ เฮือนต้นนุ่น (The Cotton Tree Hometel) จะมาแชร์วิธีบริหารค่าใช้จ่ายในการจัดสัมมนา ซึ่งมีเทคนิคง่ายๆ ที่คุณเองก็สามารถนำไปปรับใช้ได้
ขั้นตอนการ จัดสัมมนา ต้องเตรียมอะไรบ้าง ?
อย่างที่ทราบกันดีว่า จุดประสงค์การ จัดสัมมนา ก็เพื่อพัฒนาบุคลากร และเปิดโอกาสให้พนักงานได้มีโอกาสแสดงความคิดเห็นต่างๆ เกี่ยวกับองค์กร ซึ่งถือว่าเป็นประโยชน์ต่อการพัฒนาทั้งศักยภาพของบุคลากรและองค์กรด้วย ก่อนจัด สัมมนานอกสถานที่ ผู้จัดงานควรเตรียมความพร้อมให้ดี เพื่อให้งานสัมมนาออกมาสมบูรณ์แบบที่สุด เพื่อให้เห็นภาพชัดเจนและนำไปใช้ตามได้ง่าย เราสามารถแบ่งการเตรียมงานออกเป็น 7 ขั้นตอนหลักๆ ได้แก่
- วัตถุประสงค์การจัดงาน: ไม่ว่าจะเป็น งานสัมมนา งานแถลงข่าว หรืออีเวนต์ต่างๆ อันดับเเรกเลยคือ วัตถุประสงค์ที่จัดงานนี้ขึ้นมาเพื่ออะไร เพื่อเตรียมเนื้อหา เตรียมจัดทำสื่อให้ตอบโจทย์วัตถุประสงค์งาน
- กลุ่มเป้าหมายและจำนวนคน: ผู้จัดจำเป็นต้องรู้จำนวนคนเพราะจำนวนคนมีผลต่อการจัดงาน ทั้งเรื่องอาหาร สถานที่
- ประชาสัมพันธ์ก่อนงานสัมมนา: งานสัมมนาภายในองค์กร ฝ่ายทรัพยากรบุคคล (HR) ควรทำการประชาสัมพันธ์ให้คนในองค์กรรู้ผ่านทางอีเมล
- การเลือกวิทยากรในงานสัมมนา: ควรเลือกวิทยากรที่เหมาะกับหัวข้อ หรือจุดประสงค์ในการสัมมนาครั้งนั้น เช่น จุดประสงค์เพื่อสร้างแรงบันดาลใจ อาจเชิญวิทยากรที่เป็น Life Coach มาร่วมแชร์ประสบการณ์
- สถานที่ในการจัดงาน: ควรเลือกสถานที่ที่เดินทางสะดวก รองรับคนได้ครบครัน และมีสิ่งอำนวยความสะดวกให้กับทางผู้จัด เช่น แท่นบรรยาย โพเดียมอะคริลิค จอโปรเจคเตอร์ ฯลฯ
- เตรียมอาหารหรือ Snack Box: ควรเตรียมอาหาร ขนม น้ำดื่ม ไว้ต้อนรับแขกที่มาเข้าร่วมสัมมนา โดยสามารถสอบถามสถานที่จัดงานได้ว่า มีบริการเตรียมอาหารและเครื่องดื่มให้หรือไม่
- เตรียมแบบสอบถามหลังจบงานสัมมนา: หลังจบงานประชุมสัมมนา ควรให้ผู้เข้าร่วมสัมมนาทุกคนทำแบบสอบถาม ประเมินการจัดงาน เพื่อผู้จัดจะได้ทราบถึงปัญหาและนำไปปรับปรุงแก้ไขให้ดีขึ้นได้
เทคนิคจัดสรรงบประมาณ จัดสัมมนา ให้ “คุ้มค่า” ที่สุด
สาเหตุอันดับหนึ่งที่ทำให้งบประมาณจัดสัมมนาบานปลาย ไม่ใช่เพราะค่าห้องประชุม แต่เกิดจาก “ต้นทุนแฝง” จากการดีลซัพพลายเออร์หลายเจ้า ทั้งค่าเช่าสถานที่ ค่าเช่าไมค์ ค่าไฟ ค่าอาหารเบรก ไปจนถึงออแกไนเซอร์หน้างาน ดังนั้น เทคนิคจัดสรรงบประมาณจัดสัมมนาให้ “คุ้มค่า” การเลือกสถานที่ที่ให้บริการแบบ One-Stop Service คือทางออกที่ดีที่สุด เพราะมักจะรวมบริการต่างๆ ที่ตอบโจทย์การจัดงานสัมมนาเอาไว้ ดังนี้
- บริการห้องประชุมให้เลือกหลายสไตล์: การเลือกสถานที่ที่มีห้องประชุมหลากหลายสไตล์ จะช่วยให้คุณเลือกพื้นที่แมตช์กับจำนวนผู้เข้าร่วมงานจริงได้อย่างแม่นยำ
- บริการอุปกรณ์แสง สี เสียงครบครัน: สำหรับสถานที่แบบ One-Stop Service มักจะรวมอุปกรณ์โปรดักชันมาตรฐานระดับมืออาชีพไว้ในแพ็กเกจ ช่วยลดต้นทุนค่าขนส่งและค่าเช่าอุปกรณ์จากภายนอกลงได้เยอะ
- บริการพนักงานและทีมเทคนิคดูแลตลอดงาน: สถานที่แบบครบวงจรจะมีทีมเจ้าหน้าที่และช่างเทคนิคประจำห้องประชุม คอยสแตนด์บายดูแลคุณตลอดทั้งวัน
- บริการอาหารและเครื่องดื่มมาตรฐานโรงแรม: การเลือกสถานที่ที่มีบริการอาหารและเครื่องดื่มในตัว จะช่วยให้คุณควบคุมค่าใช้จ่ายต่อหัวได้ชัดเจนตั้งแต่ก่อนเริ่มงาน หมดกังวลเรื่องอาหารไม่พอ หรือค่าขนส่งอาหารจากร้านข้างนอก
หมดกังวลงบบานปลาย ด้วยแพ็กเกจ จัดสัมมนา สุดคุ้ม ที่ เฮือนต้นนุ่น
จากที่อ่านมาจะเห็นว่า การ “จัดสัมมนา” ในสถานที่ที่มีบริการครบวงจร จะช่วยเซฟต้นทุน ช่วยให้ทุกระบบทำงานภายใต้มาตรฐานเดียวกัน ลดความคลาดเคลื่อน และสามารถควบคุมคุณภาพได้ตั้งแต่ต้นจนจบงาน ถ้าคุณกำลังมองหาที่จัดงานสัมมนาที่ตอบโจทย์แบบ One-Stop Service “เฮือนต้นนุ่น” พร้อมเนรมิตงานของคุณให้เป็นมืออาชีพ พร้อมปลดล็อกทุกความกังวลเรื่องงบประมาณด้วย “แพ็กเกจ All-in-one”
- ห้องประชุมหลากหลายสไตล์: พร้อมรองรับการ จัดสัมมนา ในทุกรูปแบบงาน ในบรรยากาศที่อบอุ่นและเป็นเอกลักษณ์ ซึ่งมีให้เลือก 2 ขนาด ได้แก่
- ห้องพรสราญ 1-2 (รองรับได้ 50-200 ท่าน) ตัวห้องตกแต่งด้วยสไตล์อีสานผสมผสานกับดีไซน์โมเดิร์นร่วมสมัย สามารถจุได้ถึง 200 คน
- ห้องพรสราญ 3-4 (รองรับได้ 10-45 ท่าน) ดีไซน์โปร่งโล่ง ให้ความรู้สึกเป็นส่วนตัวสูง เอื้อต่อการจัดโต๊ะหลากหลายรูปแบบ
- อุปกรณ์จัดงานครบครัน: ทาง เฮือนต้นนุ่น มีบริการระบบแสง สี เสียง และภาพ เช่น จอโปรเจกเตอร์, ไมค์, สายสัญญาณต่างๆ อย่างครบวงจร และมีเจ้าหน้าที่คอยสแตนด์บายติดตั้ง ทดสอบระบบภาพและเสียงให้คุณตลอดการจัดงานสัมมนา หมดกังวลเกิดปัญหาระหว่างจัดงาน
- มีความยืดหยุ่น: ปรับเวลาในการใช้บริการห้องได้อย่างยืดหยุ่น ไม่ว่าจะเป็น เริ่มเร็วกว่าเดิม หรือ เริ่มช้ากว่าเดิม สามารถปรับตามเวลาจริงได้อย่างไม่มีปัญหา
- มีบริการอาหารจัดเลี้ยงเลิศรส: อร่อยไปกับเมนูอาหารที่หลากหลาย ทั้งสไตล์ไทย อีสาน และ จีน พร้อมจัดสรรเมนูพิเศษสำหรับท่านที่มีความต้องการเฉพาะบุคคล เช่น อาหารเจ, มังสวิรัติ, อาหารฮาลาล หรืออาหารคลีน
- มีพื้นที่จอดรถรองรับ: เฮือนต้นนุ่น มีบริการที่จอดรถส่วนตัวฟรีสำหรับผู้เข้าใช้บริการ ทั้งพื้นที่จอดรถยนต์และรถมอเตอร์ไซค์ โดยมีกล้อง CCTV และระบบรักษาความปลอดภัย 24 ชม.
สร้างความทรงจำสุดพิเศษ ในสถานที่จัดงานสไตล์ Cozy ที่ เฮือนต้นนุ่น ขอนแก่น
เฮือนต้นนุ่น (The Cotton Tree Hometel) เป็นทั้งสถานที่จัดงานสัมมนาและโรงแรมพักผ่อน มีความตั้งใจรังสรรค์ “บ้านหลังใหญ่” ดีไซน์มินิมอลเข้ากับกลิ่นอายความอบอุ่นของครอบครัวอีสานบ้านเฮาอย่างลงตัว ซึ่งเป็นที่มาของ “Hometel โรงแรมที่อบอุ่นเหมือนอยู่บ้าน” หากใครกำลังมองหาบริการแบบ All-in-One เน้นความพรีเมียมและอบอุ่น เฮือนต้นนุ่น ขอนแก่น (The Cotton Tree Hometel) มีบริการหลักที่ตอบโจทย์ทั้งสายธุรกิจและสายพักผ่อน
- บริการสถานที่จัดสัมมนาและอีเวนต์: รองรับการจัดวางหลายรูปแบบ (Classroom, U-Shape, Theater)
- บริการที่พักสไตล์ Hometel: ห้องพักดีไซน์ทันสมัย เน้นความสะอาดและความสบาย โดยเฉพาะ “คุณภาพหมอนและที่นอน” ที่คัดสรรมาอย่างดี
- บริการอาหารและเครื่องดื่ม: ให้บริการอาหารเมนูไทย-อีสานแท้ โดยเชฟมากประสบการณ์ และ บริการของว่างและเครื่องดื่มที่จัดแต่งอย่างสวยงาม
- บริการจัดงานมงคลและโอกาสพิเศษ: ไม่ว่าจะเป็น งานแต่ง งานวันเกิด งานเกษียณ รวมไว้ในบรรยากาศบ้านหลังใหญ่ที่พร้อมต้อนรับทุกคน
- Package การจัดงาน: เช่น สัมมนา งานแต่ง ฯลฯ
- แพ็กเกจงานหมั้น 8,900 บาท รวมค่าเช่าสถานที่ 4 ชม./ห้องแต่งตัว 6 ชม./อาหารเช้า 50 ที่
- พิธีฉลอง คิดค่าอาหารเริ่มต้นที่ 500 บาท การันตี 100 ท่านขึ้นไป ฟรีค่าเช่าห้อง หรือ ให้เช่าสถานที่เริ่มต้น 12,000 บาท
ไม่ว่าคุณจะมาเพื่อทำงานหรือพักผ่อน เฮือนต้นนุ่นเราพร้อมดูแลคุณด้วยบริการที่ครบวงจร
เปลี่ยนวันธรรมดาให้กลายเป็นวันพักผ่อนที่พิเศษที่สุด
สอบถามรายละเอียดเพิ่มเติมได้ที่ :
